蒲（かば）と申します。

年始の１月１３日に開催された事務所セミナーから早４ヵ月が過ぎようとしています。セミナーの講師をさせていただき、その時に担当した電子取引データの保存について改めて解説しようと思います。

あれから証憑保存システムはお使いになられていますでしょうか？令和４年中はお試し期間として無償提供させていただいておりますので、迷っておられる関与先様は一度使い始めてみてください。思っている以上に読取りの精度は高いですよ！

そして保存要件のところで大きく２点がネックになっていたと思います。
１. 保存期間　
→　法人の場合は７年保存（欠損金が絡むと１０年）、個人事業主は５年となっており、システムを使わずに自力で保存しようとするとデータ管理が非常に難しいと実感しております。

２. 検索要件　
→　最低ラインとして「取引年月日」「取引先名」「取引金額」の各単一の項目での検索ができる状態であることが必要でした（単一の検索だけでは調査官へ全データの提出が必要となる可能性があるので注意）。２項目での横断的な検索がかけられるという状態が推奨されております（例えば、１～６月の期間で取引金額が１０万円以上のものを検索できる）

システムを使わずに「保存期間・検索要件」を満たすにはかなりハードルが高く、フォルダ内にPDFファイル等で保存していこうと始めた関与先様が挫折し、証憑保存システムを使ってみるということになったりもしています。徐々に証憑保存システムの良さが伝わりだしているのかなと実感しています。
私の担当先でも徐々に導入して頂いている状況となっておりますが、全体的にどこまでの範囲の証憑を保存していかないといけないか？というところが曖昧なままスタートしている印象があります。改めて監査担当者に相談して、電子取引データの洗い出しを一緒にやってみてください。まだ導入されていない関与先様は是非「証憑保存システム」をお試しください。

宥恕（ゆうじょ）措置として令和５年１２月３１日までは電子取引データを紙で出力して、紙で保存していても大丈夫ということになりましたが、紙で出力していない電子取引データについてはデータ保存が必須となりますのでご注意ください。
令和６年１月１日からは電子取引データはすべてデータで保存することが義務付けられますので、今が対応するための期間であることを十分理解して電子取引データの保存を進めるようにしてください。